如何主动避免公司股东会会议流程瑕疵

《公司法》规定，当股东会会议的召集程序和表决方式违反法律、行政法规或者公司章程时，所作的决议将面临被撤销的法律风险。而对于股东会会议的“召集程序和表决方式”的规定,《公司法》中的规定多集中于会议的通知、召集和召开，对于“表决方式”的规定仅寥寥数笔。如何主动避免会议在召集程序和表决方式上的瑕疵，值得关注。

一、《公司法》中的关注要点

（一）第38条：首次股东会会议由出资最多的股东召集和主持，依照本法规定行使职权。

（二）第39条：股东会会议分为定期会议和临时会议。

定期会议应当依照公司章程的规定按时召开。代表十分之一以上表决权的股东，三分之一以上的董事，监事会或者不设监事会的公司的监事提议召开临时会议的，应当召开临时会议。

（三）第40条：有限责任公司设立董事会的，股东会会议由董事会召集，董事长主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长主持；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事主持。

有限责任公司不设董事会的，股东会会议由执行董事召集和主持。

董事会或者执行董事不能履行或者不履行召集股东会会议职责的，由监事会或者不设监事会的公司的监事召集和主持;监事会或者监事不召集和主持的，代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集和主持。

（四）第41条：召开股东会会议，应当于会议召开十五日前通知全体股东；但是，公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外。

以上规定归纳关注要点为：1.确保足够的提前通知时间；2.关注会议的提议召开主体；3.关注会议的召集和主持主体。

二、会议实践中的操作要点

（一）确保充足的会议通知时间

《公司法》要求应当于会议召开十五日前通知全体股东，如果公司章程另有规定或者全体股东另有约定的，则从其约定。虽然《公司法司法解释四》通过创设“轻微瑕疵裁量驳回制度”，对部分通知时间短于规定的决议予以维持，但从合规角度而言，确保符合法律或者公司章程规定的会议通知时间，是避免公司决议程序瑕疵的首要任务。

（二）切勿遗漏被通知股东

《公司法》要求会议召开前提前通知“全体股东”，一旦遗漏被通知股东，则构成会议召集程序瑕疵。此处需对“全体股东”的范畴进行归纳总结：

1.未出资或未完全出资的投资人仍具有股东资格，应纳入公司股东范畴，须向其发出会议通知；

2.隐名股东无参会资格，公司并无通知其参会的义务，如其已行使表决权且为公司认可，该表决行为应当有效；

3.对于未登记但经生效判决确认的股东，应纳入公司股东范畴，须向其发出会议通知；

4.如公司自然人股东死亡，公司召开股东会会议时，应通知该自然人股东的全部继承人参会。

（三）选择恰当的会议通知方式

法律虽然没有限制会议通知的具体方式，但通知到每一位股东是召集人必须履行的法定义务。实践中，较多股东会决议被撤销也因部分股东称“未收到会议通知”。会议通知未能实际到达参会人，或虽通知到参会人但未能保留相应证据，都可能被撤销决议。因此，建议如下：

1.使用EMS邮寄方式送达，并明确标注“股东会会议通知”。实践中确有仅标注“文件”字样，并未标注是股东会会议通知或者是何种文件，对方股东抗辩称收到的文件并非股东会会议通知而是关于其他事项的文件的案例（详见（2015）青民二（商）初字第2465号）。

2.事先预留股东联系方式，并经股东本人签字确认，避免无法有效送达的情形。

3.电子邮件亦是有效送达方式之一，可有效避免股东回避签收的情形，可考虑与其他送达方式一并使用。

4.确有必要时，应当采取公证送达的方式通知股东，避免因召集程序有瑕疵导致股东会作出的决议被撤销。

（四）通知载明会议审议事项

为确保股东会决议效力，在发送相关会议通知时，尽量列明审议事项，以避免股东会决议效力受到质疑。

（五）须有合法的会议召集人

根据《公司法》规定，有限公司设董事会的，股东会会议由董事会召集；不设董事会的，由执行董事召集。董事会或者执行董事不能履行或者不履行召集股东会会议职责的，由监事会或者不设监事会的公司的监事召集;监事会或者监事不召集的，代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集。

显然，股东会的合法召集人如上，且存在法定的“先后顺序”。特别是股东的自行召集，必须以董事会（执行董事）、监事会（监事）不能履行或不履行职责为“前置”条件，股东未经前置程序即自行召集股东会会议可能构成非法。

（六）须有合法的会议主持人

同上，《公司法》规定的股东会主持人为董事长或执行董事；在董事会或者执行董事不能履行或不履行职责时，方由监事会或监事主持；在监事会或监事不能履行或不履行职责时，方由代表十分之一以上表决权的股东自行主持。

三、临时会议召开的特别要点

（一）根据《公司法》规定，代表十分之一以上表决权的股东，三分之一以上的董事，监事会或者不设监事会的公司的监事提议召开临时会议的，应当召开临时会议。

（二）上述人员享有的仅是临时会议召开的“提议权”，并非直接召开的权利，其必须先行向享有召集权的机构提出“提议”，而不能径直召开。

（三）临时会议的召集、主持等仍应严格遵照公司法规定的程序进行。临时股东会的召集、主持也是遵循“董事会(执行董事)→监事会(监事)→1/10以上的股东”这一顺序进行。

当前，随着《公司法司法解释四》的实施，部分“召集程序或者表决方式仅有轻微瑕疵,且对决议未产生实质影响的”决议将被维持，此即“轻微瑕疵裁量驳回制度”。同时，随着“决议不成立”类型的出现，更多在“表决方式”方面存在瑕疵的决议将被划入决议不成立的类型之内。无论如何，公司各机构及股东应严格执行公司决议的程式性要求，在法律规定的权限范围内作出公司决议。

（来源：微信公众号法务部）